Abizeitung organisieren mit Asana

Bisher erschien unser Artikel “Wie organisiere ich eine Abizeitung”. Dort haben wir Euch gezeigt, worauf es in den nächsten Wochen bei der Organisation ankommen wird. Heute dagegen erklären wir Euch, mit welchem Tool Ihr die Organisation Eurer Abschlusszeitung effektiv umsetzen könnt.

Was ist Asana

Kurz gesagt: ein superhilfreiches Tool, das Euch den Überblick verschafft. Oder anders ausgedrückt: eine online Projektmanagementsoftware, die mittlerweile bereits in sehr vielen Unternehmen eingesetzt wird. Das Tool ist seit einigen Wochen sogar auch in Deutsch verfügbar. Ihr könnt damit sowohl einfache To-do Liste als auch richtige Kanban Boards erstellen, je nachdem welche Variante Ihr lieber verwendet. Dabei könnt Ihr Aufgaben und Deadlines Teammitglieder zuweisen, sodass jeder genau weiß, wann und was er machen muss.

Warum sollte ich Asana für mein Abizeitungs-Team nutzen?

Nun ja wir hätten wir Euch auch ein Tool programmieren können, welches speziell auf die Anforderungen der Erstellung einer Abizeitung ausgelegt ist. Allerdings glauben wir, dass es für Euch ein unglaublicher Vorteil ist, wenn Ihr im Rahmen Eures Projektes bereits mit Tools gearbeitet habt, die für Euch später während des Berufslebens relevant werden. So schlagt Ihr praktisch zwei Fliegen mit einer Klappe. Denn insbesondere asana ist ein großartiges Tool, welches branchenübergreifend in sehr vielen Unternehmen verwendet wird.

Wie viel kostet asana?

Das ist das Wunderbare daran: in Eurem Fall vermutlich absolut gar nichts! Denn Ihr könnt Euch mit bis zu 15 Benutzern völlig kostenlos registrieren und den größten Teil der Funktionen ebenfalls völlig frei verwenden. Es gibt auch keine zeitliche Beschränkung und es wird sich vermutlich auch in der Zukunft nichts großartig an diesem kostenlosen Preismodell ändern. Das Unternehmen Asana selbst verdient sein Geld mit Unternehmen, die Zusatzfunktionalität buchen. Diese sind aber für Eure Arbeit unerheblich, sodass Ihr mit der kostenfreien Variante schon das perfekte Tool an der Hand habt.

Wie richte ich asana ein?

  1. Registriert Euch unter https://www.asana.com/ mit Eurer E-Mail Adresse
  2. Ihr erhaltet einen Link per E-Mail, diesen müsst Ihr mit einem Klick bestätigen
  3. Füllt Euer Profil aus
  4. Ladet als Nächstes Eure Teammitglieder ein
  5. Legt Euren Team Namen fest
  6. Nun seid Ihr startklar …

Die ersten Projekte anlegen

Die Ansicht, die Ihr nun vor Euch habt, ist für Euer gesamtes Team. Für eine bessere Übersicht legt für jede Aufgabengruppe ein eigenes Projekt an. Wir haben zum Beispiel drei Projekte: Inhalte, Finanzierung und Layout. Im Prinzip könnt Ihr beliebig viele Projekte anlegen, Ihr solltet dabei nur darauf achten, dass es am Ende nicht unübersichtlicher wird. Wir empfehlen Euch für die großen Projekte Kanban Boards anzulegen, damit Ihr den Status der Aufgaben leicht nachverfolgen könnt. Dafür müsst Ihr zu Eurem Projekt noch Spalten hinzufügen. Wir haben drei angelegt: „zu Erledigen“, „wird gerade erstellt“ und „Fertig“. So könnte es am Ende aussehen:

Wie die Arbeitsabläufe funktionieren

Ihr könnt nun einem Redaktionsmeeting alle anfallenden Aufgaben erst einmal sammeln und dann der Spalte “zu Erledigen” hinzufügen. Ihr müsst dazu nur auf das kleine Plus Symbol am Anfang der jeweiligen Spalte klicken. Mit einem Klick auf eine Aufgabe, öffnen sich dann die Einstellungsmöglichkeiten:

Hier könnt Ihr einem Teammitglied die Aufgabe zuweisen, das Fälligkeitsdatum festlegen und auch eine kleine Aufgabenbeschreibung hinzufügen. Außerdem könnt Ihr auch zu jeder Aufgabe, Teilaufgaben hinzufügen. Klickt dafür nach Fälligkeitsdatum auf das dritte Symbol.

Nachdem Ihr einige Aufgaben hinzugefügt habt, könnte Euer Projekt Board folgendermaßen aussehen:

So habt Ihr nun immer einen guten Überblick darüber, was insgesamt noch erledigt werden muss und wer gerade an welchen Aufgaben arbeitet.

Tipp: Unter https://asana.com/de/guide/get-started/ findet Ihr außerdem einige Anleitungen von asana selbst.

Wie es als nächstes weitergeht …

Nachdem wir Euch heute ein nützliches Tool für die Organisation Eurer Abizeitung gezeigt haben, soll es nächste Woche darum gehen “Wie Ihr Eure Abizeitung richtig finanziert”. So kann das Finanzteam auch gleich seine ersten Aufgaben in asana anlegen.

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